Pemerintah gencar mendorong para pelaku ekonomi untuk bisa mengekspor produk usahanya ke mancanegara. Selain terus memperbaiki tata aturan dan pelayanan, pemerintah juga memberikan apresiasi kepada para pengusaha yang sudah mengekspor.
Misalnya, penghargaan Primaniyarta, penghargaan tertinggi dari pemerintah Indonesia kepada eksportir yang berprestasi. Harapannya, ini akan menjadi contoh bagi eksportir lainnya untuk meningkatkan kinerja ekspornya menjadi lebih baik.
Bagi anda yang ingin atau tengah berencana untuk mengekspor produk tetapi belum tahu prosedurnya, 4 langkah tata cara ekspor ini bisa menjadi referensi. Minimal, anda jadi tahu dasar-dasarnya sebelum anda memutuskan untuk konsultasi langsung di dinas perdagangan, misalnya. Keempat langkah tata cara ekspor itu adalah sebagai berikut.
- Penerbitan Surat Jaminan Pembayaran Importir kepada Eksportir atau Letter of Credit (L/C) Opening Process
- Penerbitan Dokumen Pengapalan/Pengiriman atau Cargo Shipment Process
- Pencairan Dokumen Pengapalan/Klaim Atas Barang yang Sudah Dibayarkan Importir atau Shipping Documents Negotiations Process
Untuk lebih gamblangnya, mengenai pengertian dari 4 langkah tata cara ekspor itu, mari kita kupas satu per satu.
Membuat Surat Kontrak Penjualan
Surat Kontrak Penjualan atau Sales Contract Process adalah dokumen persetujuan antara eksportir dengan importir untuk melakukan proses jual beli. Dokumen ini berisi syarat pembayaran, harga, mutu, jumlah, cara pengangkutan/pengiriman, asuransi, dan lainnya.
Mungkin anda bertanya-tanya, kenapa di langkah pertama, tiba-tiba harus membuat dokumen kontrak? Sudah benar jika anda mempertanyakan hal tersebut. Sebab, sebelum masuk keempat langkah tersebut, memang ada proses yang sudah berjalan.
Seperti apa prosesnya?
1. Promosi
Yang pertama adalah promosi. Gampangnya begini. Ketika kita akan berjualan, yang perlu dilakukan pertama kali untuk memasarkan barangnya adalah promosi. Karena ini konteksnya ekspor, maka yang dicari adalah calon pembeli di luar negeri atau calon importir.
Ada banyak cara untuk melakukan promosi. Misalnya, menggunakan media online, elektronik, koran, majalah atau mengikuti pameran dagang. Bisa juga berkomunikasi dengan Kamar Dagang dan Industri, atase perdagangan, dan lainnya. Lembaga-lembaga tersebut berfungsi untuk membantu mempromosikan komoditi/produk siap ekspor pengusaha Indonesia.
2. Inquiry
Jika dari promosi tadi anda mendapatkan calon pembeli yang berminat, maka calon importir tersebut akan mengirimkan surat permintaan suatu komoditas tertentu (letter of inquiry). Surat ini biasanya berisi deskripsi barang, mutu, harga, dan waktu pengiriman
3. Offer Sheet
Selanjutnya, kita, yang akan mengekspor, harus menanggapi permintaan calon importir tadi dengan mengirimkan offer sheet. Offer sheet ini berisi keterangan sesuai permintaan importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga, dan waktu pengiriman. Dalam offer sheet juga diinformasikan mengenai ketentuan pembayaran dan pengiriman sampel/brosur.
4. Order Sheet
Setelah calon importir mendapatkan penawaran dari kita, sebagai calon eksportir, dan mempelajari offer sheet itu, jika mereka setuju, maka mereka akan mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada kita.
5. Sale�s Contract
Sesuai dengan data dari order sheet, selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sales contract) yang ditambah keterangan klausul bencana alam dan klausul inspeksi. Sales contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak 2 rangkap kepada importir.
6. Sale�s Confirmation
Calon importir akan mempelajari dokumen/surat jual beli tersebut. Apabila importir setuju, maka sales contract tersebut akan ditandatangani oleh importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation. Sedangkan, 1 copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh importir.
L/C Opening Process
- Importir akan meminta bank devisa untuk membuka letter of credit, surat jaminan atas uang yang akan dibayarkan kepada calon eksportir sesuai kesepakatan yang tertera dalam sales contract.
- Bank devisa (opening bank) akan membuka letter of credit di bank jaringannya yang ada di negara eksportir. Bank ini kita sebut sebagai advising bank.
- Advising Bank ini akan memeriksa keabsahan dari letter of credit dari bank devisa calon importir tadi. Jika sudah benar, advising bank akan mengirimkan letter of credit sebagai jaminan atas barang yang akan diekspor.
- Calon eksportir memesan kapal di perusahaan pengapalan ekspor � impor. Proses ini tetap mengacu pada ketentuan yang ada di sales contract.
- Setelah itu, calon eksportir wajib membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Kantor Bea Cukai di pelabuhan. Calon eksportir juga harus membayar pajak ekspor dan pajak ekspor tambahan di advising bank atau bank yang kita pakai dalam pelayanan ekspor � impor sesuai dengan yang tertera di sales contract.
- Setelah urusan calon eksportir itu beres, perusahaan pengapalan akan memuat barang dan menyerahkan beberapa dokumen bukti pengapalan. Bukti-bukti pengapalan itu selanjutnya diserahkan eksportir kepada advising bank untuk meneruskannya ke bank devisa tempat importir berada.
- Importir akan menerima dokumen pengapalan jika sudah melakukan pembayaran kepada bank devisa tempat ia berada. Dokumen ini sangat penting bagi importir karena itu adalah syarat pengambilan barang impor-nya. Tidak itu saja. Untuk bisa mengambil barangnya, importir juga harus menunjukkan bukti pembayaran terhadap agen jasa pengapalan barang impornya.
Shipping Document Negotiation Process
Ini adalah proses pengambilan uang yang telah dibayarkan oleh importir ke bank. Syarat untuk klaim uang atas barang yang sudah dikirimkan adalah dokumen dari perusahaan pengapalan yang sudah mengirimkan barang kepada importir.
- Setelah menerima dokumen dari perusahaan pengapalan, eksportir akan menyiapkan dokumen lain yang disyaratkan dalam letter of credit, misalnya invoice, packing list, surat keterangan negara asal, daftar packing, dan lainnya. Setelah persyaratan itu semua lengkap, selanjutnya diserahkan kepada advising bank untuk memperoleh pembayaran sesuai yang ada di letter of credit.
- Untuk mengeluarkan uang pembayaran, advising bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengiriman barang.
- Jika sudah lengkap, dokumen-dokumen pengiriman barang itu akan dikirimkan kepada bank devisa di negara importir untuk mendapatkan uang pembayaran untuk eksportir.
- Bank devisa akan memeriksa kelengkapan dokumen yang mereka terima. Jika sudah sesuai, bank devisa akan melunasi pembayaran kepada advising bank di Jakarta.
- Kemudian, bank devisa menyerahkan dokumen itu kepada importir yang akan ia gunakan untuk mengambil barang yang diimpor.
Itulah dasar-dasar 4 langkah tata cara ekspor untuk pemula. Dengan memahami dasar-dasar ini, setidaknya saat nanti kita datang ke Dinas Perdagangan untuk melakukan konsultasi tata cara ekspor, kita tidak terlalu bingung lagi.
Jadi, tunggu apa lagi? Jika anda sudah punya produk dengan kualifikasi ekspor, kenapa tidak mulai melangkah untuk ekspor?
Penulis: Fuad Bakhtiar